9 Mart 2015 Pazartesi

ELEKTRONİK POSTA YAĞMURU

Size de her gün yüzlerce elektronik posta geliyor mu? Ve gün sonunda henüz okunmamış, önemli olup olmadığını tespit etme şansı bile bulamadığınız onlarca postanız kalıyor mu? Yoksa bunlar da birikiyor ve posta kutunuzda yüzlerce okunmamış mailiniz mi bekliyor?

 

Elektronik posta insanların işini kolaylaştırmak ve işleri hızlandırmak için güzel bir icat ama maalesef bugünlerde her ikisini de sağlamıyor.

 

Teknoloji alanında çalışan insanlardan bile "bugün maillere hiç bakamadım" türünden cümleler duyuyoruz. İnsanlara mail atıp sonra mailime baktınız mı diye telefon ettiğiniz olmuyor mu? 

 

Elektronik posta gönderen kişi eğer gerçekten sadece ilgili kişileri seçmemiş ve bir ucundan ilişkilendirdiği herkesi adrese kopyalamışsa konuyla çok da ilgisi olmayan insanların posta kutusunda gereksiz mailler birikmeye başlıyor. Demek ki daha işin başında mail gönderirken alıcıları doğru seçmek gerekiyor. Bu işin sizin üzerinize düşen kısmı. Ama herkes bunu yapmadığı sürece siz yine her gün yüzlerce maille baş etmek zorunda olacaksınız. 

 

Bu sorunla başa çıkmak için hayatınızı kolaylaştıracak çözümler aramanız gerekiyor. Herkesin durumu elbette aynı değildir ama en azından masa başında çalışan çoğunluğun işine yarayacak kendimce uyguladığım bazı çözümleri buradan size de önermek istiyorum.

 

1-Muhakkak filtre kullanın. Mümkünse  postalarınızı Web üzerinden değil Outlook tarzı programlarla takip edin. Bunlar size daha gelişmiş filtre ve kural setleri oluşturmanızda yardımcı olacaktır. Böylece kesin olarak sizi ilgilendirmediğinden emin olduğunuz bir adresten veya başlık içeriğinden maillerinizi filtreleyebilir, bunlara bir kural tanımlayıp ayrı bir klasöre atabilir, hatta eminseniz doğrudan silinmiş öğeler klasörüne gönderebilirsiniz. Bu klasörü daha sonra toptan veya kontrol ederek temizleyebilirsiniz. Bunun dışında göndericiye göre klasörler oluşturup kural setinde gelen maillerin göndericisine göre doğrudan ilgili klasöre atmasını sağlarsanız önünüzde aynı sayıda mail, klasörlere atılmış olarak düzenli bir şekilde duracaktır. Böylece en azından üst düzey birinden bir mail gelmişse yüzlerce mailin arasında kaybolma ihtimali kalmaz. Outlook içindeki sıralama fonksiyonu aynı görevi görüyor gibi dursa da değildir.

 

2-Size biriminizle ilgili olmayan postalar gönderen insanları nazik bir dille uyarın. Muhatabınız sizin hangi işle görevli olduğunuzu tam olarak bilmiyor olabilir. Bu durumda kendisine durumu izah ederseniz, sizi mail listesinden çıkaracaktır. Bunu bıkmadan düzenli olarak yaparsanız, bir zaman sonra faydasını mutlaka göreceksiniz.

 

3-En güzelini sona sakladım. Posta kutunuzu her zaman sıfır tutun. "Bu görünümde gösterilecek öğe yok." yazısına alışın.  Mümkün olmadığını düşünüyorsanız yanılıyorsunuz. Bu benim hayatın birçok alanında uyguladığım bir yöntemdir ve sonuçları gerçekten inanılmaz.

 

Bekleyen işi sıfırda tutmak için göstereceğiniz çaba, emin olun biriken işler arasında yolunuzu bulmaya çalışmaya göre çok hafif kalacaktır. Basit bir hesapla bir insan kendisine atanan bütün işleri öyle veya böyle bitirmek zorunda. Yani sizin bu iş için ayıracağınız vakit sabit. Sadece her defasında bir önem sıralaması yapıp sonra bu planı takip etmekle uğraşana kadar, önem derecesine bakmadan gelen işi anında bitirin. Çünkü sizin takip için ihtiyaç duyacağınız zaman ve eforun yanı sıra yanlış öncelediğiniz işler dolayısıyla geciken, aksayan ve sizi sıkıntıya sokacak durumlardan kurtulmak için harcayacağınız çaba sizi çok daha fazla yoracaktır.

 

Bu yöntemi önerdiğim çok sayıda arkadaşım bunun mümkün olacağına başta inanmadıklarını, yoğunluğu yönetmenin bu kadar kolay olabileceğine  ihtimal vermediklerini  itiraf ettiler. Yapacağınız şey posta kutunuza bir mail düşer düşmez, önemine bakmadan o maili açıp gereğini  yerine getirmek, uzun süreli bir iş gerektirdiği için mümkün değilse bunları okunmamış konumda 'Bekleyen İşler' gibi bir  klasörde tutmaktır. Takip edeceğiniz tek yer bu klasör olacağı için kontrol edilmesi kolay olacaktır. Maillerin çoğunun 5-10 saniyede cevaplayabileceğiniz veya ilgilisine iletebileceğiniz, hatta gereksiz bulup sileceğiniz işlerden oluştuğunu hatırdan çıkarmayın. 5-10 saniyelik bir ara vermeniz, üzerinde o an çalıştığınız işi çok az etkileyecektir.   Eğer gelen postanın konusu belli zaman sonra hatırlamanızı gerektiren bir işse  üzerine bayrakla bir hatırlatıcı koyun, böylelikle işi aklınızda tutmak için çaba göstermenize  gerek kalmaz. 

 

İnanmasanız bile denemekten zarar gelmez, belli süre bu yöntemi devam ettirebilirseniz, eski yönteminize geri dönmeyeceğinizi garanti ediyorum. İşin güzel tarafı gelen her maile o kadar hızlı dönüş yapacaksınız ki muhataplarınız size hayranlıklarını ifade etmeye başlayacaklar.

 

Tekrarlamak gerekirse postalarınıza ayırdığınız süre hiçbir zaman daha fazla olmayacak ama siz hep sıfır bir posta kutusuyla yaşamanın rahatlığını yaşayacaksınız.

Hiç yorum yok:

Yorum Gönder